會展計劃可以采用文字式、表格式或條目式。文字式會展計劃即以文字敘述來表達會展計劃的內(nèi)容。表格式會展計劃即主要用表格來表達會展計劃的內(nèi)容。條目式會展計劃即逐條列出展會設計內(nèi)容，這種方式使用最為廣泛。以上三種方式往往綜合使用。
一般較規(guī)范的會展計劃都由標題、正文和落款三部分組成。
標題由會展計劃單位、會展計劃時限、會展計劃事由和文種組成?；緲邮饺纭丁痢列袠I(yè)××年××的會展計劃》。也有省略其中一、二項的標題，如《××年××協(xié)會會展計劃》、《××屆××會展計劃》等。
正文一由前言和主體兩部分組成。
前言一應筒要說明制定展會設計計劃的指導思想、主要依據(jù)以及會展計劃的總目標或總?cè)蝿?。文字表達要高度概括。
主體部分一由目標、措施、步驟三部分組成，被稱為會展計劃的“三大要素”。這部分首先要寫明規(guī)定時限內(nèi)要完成的基本目標或基本任務，以及這些目標、任務數(shù)量和質(zhì)量上的要求。其次要寫明實現(xiàn)目標的措施與方法，如由誰或什么部門負責，用什么方法完成。再次要說明完成目標、任務要采取的步驟，先做什么，后做什么，具體有什么要求。寫作這部分內(nèi)容，措辭要準確簡明，層次要清楚，表述要具體明確。
落款一包括單位名稱和日期。
在會展業(yè)務中，經(jīng)常需要制定的展會設計計劃便是方案。方案，又叫工作方案，是會展計劃的一種，是為完成任務而事先所作的安排。具體±也說，在進行某項工作前，根據(jù)實際情況，對所要做的工作提出具體要求、規(guī)定明確目標、制定相應措施。
訂好會展計劃、寫好方案對完成任務有著重要作用。古語云“凡事預則立，不預則廢?！边@個“預”，就是事先的會展計劃。制定好一個方案，可以讓人們心中有數(shù)，知道“做什么”和“怎樣做”，從而統(tǒng)一思想，明確目標，有利于提高自覺性，減少盲目性，充分調(diào)動全體員工的積極性和創(chuàng)造性。會展計劃、方案又是檢查本單位工作的客觀依據(jù)。在實施方案的過程中，人們可以根據(jù)方案及時檢查工作，以便展會設計隨時發(fā)現(xiàn)間題，隨時改進工作，更好地完成任務。