招展的基礎(chǔ)工作就是要?jiǎng)?chuàng)建科學(xué)的當(dāng)前及潛在客戶的數(shù)據(jù)庫(kù)，導(dǎo)入專(zhuān)業(yè)的客戶管理軟件實(shí)施招展進(jìn)度的有效管理，打好與目標(biāo)參展商間的良性互動(dòng)基礎(chǔ)。招展的成功與否，在一定程度上還取決于如何制定科學(xué)的招展計(jì)劃，即一份目標(biāo)明確且可量化的營(yíng)銷(xiāo)方案對(duì)招展工作的時(shí)間安排與進(jìn)度進(jìn)行量化，以便在展覽展示營(yíng)銷(xiāo)實(shí)施過(guò)程中可以分階段性地進(jìn)行評(píng)估，招展如何取得成效，招展進(jìn)度如何進(jìn)行調(diào)控，都應(yīng)在招展計(jì)劃中具體提出相應(yīng)策略與戰(zhàn)術(shù)。
在執(zhí)行招展的過(guò)程中，負(fù)責(zé)招展工作的管理者往往會(huì)對(duì)招展?fàn)I銷(xiāo)策略產(chǎn)生不同的理解。在展覽組織工作實(shí)踐中，展覽展示營(yíng)銷(xiāo)經(jīng)理與營(yíng)銷(xiāo)人員會(huì)從不同角度將招展計(jì)劃作為營(yíng)銷(xiāo)工作的指南，機(jī)械地實(shí)施招展步驟，從而忽略了動(dòng)態(tài)調(diào)。而有經(jīng)驗(yàn)的營(yíng)銷(xiāo)團(tuán)隊(duì)則將招展計(jì)劃作為基礎(chǔ)教材，在招展計(jì)劃中有機(jī)地發(fā)揮展覽營(yíng)銷(xiāo)過(guò)程中的靈活性，有效把握招展計(jì)劃的游戲規(guī)則，動(dòng)態(tài)地與營(yíng)銷(xiāo)戰(zhàn)術(shù)和展覽的體戰(zhàn)略相結(jié)合，從而獲得最佳的營(yíng)銷(xiāo)業(yè)績(jī)。
除了明確展覽營(yíng)銷(xiāo)的目的與方向，招展計(jì)劃還應(yīng)突出展覽的相關(guān)優(yōu)勢(shì)（譬如扼要介紹展覽展示的特式與服務(wù)、展覽所具有的個(gè)性化與強(qiáng)勢(shì)方面的內(nèi)容），明確階段性的招展任務(wù)與組織措施，便于營(yíng)銷(xiāo)人員更好地對(duì)目標(biāo)參展商進(jìn)行有效的傳與推廣。當(dāng)然，還需對(duì)招展進(jìn)度制定詳細(xì)和科學(xué)的時(shí)間控制計(jì)劃。
為實(shí)現(xiàn)招展目標(biāo)計(jì)劃，策略與戰(zhàn)術(shù)制定應(yīng)符合切實(shí)可行的原則。營(yíng)銷(xiāo)人員應(yīng)適應(yīng)不斷變化的市場(chǎng)環(huán)境，在執(zhí)行計(jì)劃過(guò)程中，應(yīng)有效地創(chuàng)新招展的方法與手段，使招展工作在不斷的調(diào)中達(dá)到最佳的狀態(tài)。